Nachhaltig Kosten senken

Shared Services im Bereich Human Resources haben sich bewährt

Die Bedeutung deutscher Firmenzentralen nimmt wieder zu. Vor allem Personal- und IT-Dienste bündeln die Unternehmen zunehmend in SSCs. Outsourcing findet insgesamt weniger statt.

Ist die klassische Organisation einer Personalabteilung noch rentabel und zeitgemäß? Diese Frage wird auch in deutschen Unternehmen zunehmend gestellt. Die Globalisierung und die daraus resultierende Verschärfung des Wettbewerbs setzen die Unternehmen unter einen hohen Kostendruck. In Folge dessen und aufgrund einer verstärkten Shareholder Value-Orientierung stellen viele Unternehmen ihren Personalbereich auf den Prüfstand, um dessen Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens festzustellen. Dieser entspricht meist nicht den Erwartungen und so werden vorhandene Strukturen und Abläufe in Frage gestellt und neue Ansätze gesucht, die zu einer Erhöhung der Wertschöpfung beitragen. 

Positive Wertbeiträge im Personalbereich können dabei entweder durch eine Senkung der Kosten bei gleich bleibender Qualität und Quantität der Leistungen erreicht werden oder durch eine Steigerung derselben bei unveränderter Kostenstruktur. Vor diesem Hintergrund greifen viele Unternehmen auf ein Konzept zurück, das in den USA bereits seit längerem angewandt wird und auch in Europa wachsende Beachtung und Verbreitung findet, den Shared Services.

Nur wie definiert man Shared Services eigentlich genau?
Der englische Begriff Shared Services bedeutet wörtlich übersetzt ins Deutsche „Geteilte Dienstleistungen“. Das Shared Services Konzept stellt einen Organisationsansatz zur Bereitstellung von internen Dienstleistungen für mehrere Organisationseinheiten mittels gemeinsamer Nutzung von Ressourcen innerhalb einer Organisationseinheit dar. Die bereitstellende Organisationseinheit wird als Shared Service Center oder auch kurz SSC bezeichnet. Sie ist wirtschaftlich und rechtlich selbstständig. SSC sind vor allem in multinationalen Konzernen zu finden, die in mehreren Ländern agieren und denen mehrere Unternehmen angehören. Sie werden aber auch von mittelständischen Unternehmen eingesetzt.

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Und Shared Services rechnen sich, wie Studien bewiesen haben. Vor allem im Bereich Human Resources: Eine Analyse der Personalberatung Hewitt Associates hat ergeben hat, dass 70 Prozent von 19 deutschen und 44 anderen europäischen untersuchten Großunternehmen, die dieses Modell betreiben, durchschnittlich ein Viertel ihrer jährlichen Gesamtkosten einsparen konnten. "Mit der voranschreitenden Globalisierung wächst der Stellenwert von HR Shared Service Centern. Sie standardisieren die HR Dienstleistungen und schaffen dadurch die organisatorischen und prozessualen Voraussetzungen, um länderübergreifend einheitliche HR-Strukturen und -prozesse zu implementieren", begründet Nelson Taapken, Projektleiter der Studie.

HR Shared Service Center (HR SSC) überzeugen durch Schnelligkeit, unternehmerisches Handeln, geringe Fehlerquoten und Kundenorientierung. Gleichartige Prozesse aus verschiedenen Bereichen werden an einer internen zentralen Stelle gebündelt, um qualitative und quantitative Vorteile zu erzielen. Auch in Deutschland haben sich HR SSC daher vielerorts als Service-Delivery-Modell etabliert. Allerdings bestehe noch Nachholbedarf beim Umfang und der Vertiefung der Prozesse. So wickeln deutsche HR SSC im Schnitt 4,6 Prozesse ab, im europäischen Durchschnitt sind es dagegen 7,7 der insgesamt 14 abgefragten HR-Abläufe. Am weitesten verbreitet sind Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Mitarbeiterverwaltung sowie die Administration der Lohnnebenleistungen. Dagegen werden HR Reporting, Vergütung, internationale Entsendungen und Personalbeschaffung hierzulande wesentlich seltener in ein HR SSC verlagert als im übrigen Europa.

70 Prozent der befragten Unternehmen konnten durch die Einführung eines HR SSC ein Viertel der jährlichen Kosten einsparen. 23 Prozent haben sogar noch mehr eingespart. Und immerhin 47 Prozent konnten ihre Kosten zwischen zehn und 25 Prozent senken. Zudem gab mehr als die Hälfte der Unternehmen an, durch das HR SSC die Zufriedenheit der Geschäftsbereiche gesteigert zu haben. In der Einführungs- und Testphase sind Mitarbeiter und Führungskräfte allerdings oft unzufrieden mit den HRLeistungen, erst später steigt die Zufriedenheit.

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• Ab in die Zukunft
• Führungskraft ist gefragt
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