Schneller, besser und kostengünstiger – so lässt sich der Abschlussprozess gestalten

Die Methodologien rund um Lean / Six Sigma gewinnen im administrativen Bereich immer mehr an Bedeutung. Sehr gut lassen sie sich in der Shared Services- und BPO-Industrie anwenden, um Prozesse schlanker zu gestalten und Abläufe zu beschleunigen – ohne dabei auf Qualität und optimales Kostenniveau verzichten zu müssen.

Etwa 30% der Aktivitäten im Bereich Rechnungswesen bringen keinen Mehrwert

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele der Aktivitäten im Bereich Rechnungswesen, die keinen Mehrwert für den Kunden bringen:

· Unvollständige Dokumentation
· Warten auf fehlende Unterlagen
· Häufiges zusätzliches Nachhaken ist notwendig
· Manuelle Datenübertragung
· Zeitaufwändige Pflege von Excel-Spreadsheets
· Kontenplan, der nicht Reporting-konform ist

Erwartungen an den Abschlussprozess
Jetzt zu einem praktischen Beispiel: Nehmen wir einmal an, wir wollen den Abschlussprozess verkürzen. Unser Ziel ist, dass der konsolidierte Abschluss am Ultimo+6 dem Adressaten zur Verfügung steht – ohne dabei auf Qualität verzichten zu müssen. Das können wir erreichen, indem wir den Prozess unter die Lupe nehmen und die Aktivitäten eliminieren, die Non-Value-Added-Charakter haben.

Process Mapping
Im Rahmen des Process Mappings teilen wir den Monatsabschlussprozess auf Sub-Prozesse auf (z. B. Nebenbücher-Closing, Hauptbuch-Closing, Konsolidierung sowie Berichterstattung). Die Sub-Prozesse verteilen wir weiter auf kleinere Einheiten, z. B:



Fehler-Ursachen-Analyse
Im Rahmen der Fehler-Ursachen-Analyse werden die Inputs (Ursachen und Gründe) sowie die Outputs(Probleme oder Ereignisse) analysiert. In unserem Beispiel lässt sich die Analyse in Form des Ishikawa-Diagramms graphisch wie folgt darstellen:

Vertiefte Analysen
Nach der Fehler-Ursachen-Analyse kommen wir zur detaillierten Analyse, mithilfe statistischer Methoden. Im Rahmen dieser Analyse sollen die kritischen Inputs untersucht werden (in unserem Falle sind das die Schnittstellen, die Datenverfügbarkeit sowie der Abstimmungsprozess und die manuelle Datenverarbeitung). Danach erfolgt die Benchmarking-Analyse.

Implementierung
Nachdem unser Prozess detailliert ausgewertet worden ist, lässt sich dessen zukünftige Gestaltung modellieren. Es sollten also die Anforderungen an die ERP-Systeme gestellt werden und über die Einführung eines neuen Systems (bzw. Tools) nachgedacht werden, um die Anzahl der Schnittstellen zu reduzieren und die manuelle Datenverarbeitung zu automatisieren.

Ergebnis
Nachdem die früheren Schritte erfolgreich abgeschlossen worden sind, können wir erwarten, dass unser konsolidierter Abschluss dem Adressaten am Ultimo+6 zur Verfügung steht. Dabei haben wir die Anzahl manueller Sub-Prozesse sowie die Anzahl der Fehler deutlich reduziert. Darüber hinaus steht uns ein qualitativ guter Abschluss zur Verfügung, der auf verlässigen Daten und Informationen basiert.

Autorin: Magdalena Szarafinhttp://www.szarafin.info | mszarafin@web.de

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